個人情報取扱規程

（目的）

第１条　この規程は特定非営利活動法人湘南マンション管理組合ネットワーク（以下当法人

という。）における、個人情報の適正な取り扱いの確保に関する基本的事項を定め、これを実施運用することにより、個人情報の適切な取り扱いに資することを目的とする。

（定義）

第２条　個人情報とは生存する個人に関する情報で､特定の個人を識別することができるもの

をいう。個人に関する情報とは、氏名、性別、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるものをいう。

 

（利用目的の特定）

第３条　当法人は､個人情報の取り扱いにあたっては、その利用目的を次の各号に掲げる範囲

内に特定するものとし、会員の同意なく、目的外の利用はしないものとする。

一　団体正会員、個人正会員、団体賛助会員、個人賛助会員及び一般管理組合の名簿の

作成・管理

二　定款に定める入会金、年会費、セミナー等の参加費（以下「会費等」という）の徴

収・管理

三　総会、理事会、相談会、セミナー、交流会等の運営管理及び相談記録書の管理

四　その他当法人の事業運営に必要な業務の管理

 

（取得の制限）　

第４条　当法人は、個人情報を取得するときは利用目的を明示するとともに、適法かつ適正

な方法で行うものとする。

 

（個人情報の適正な管理）

第５条　当法人は､利用目的の達成に必要な範囲内で常に個人情報を正確かつ最新の状態に保

つよう努めるものとする。

　２　当法人は､個人情報の漏洩、滅失、毀損の防止その他の安全管理のために必要かつ適切

な措置を講ずるものとする。

　３　当法人は、個人情報の安全管理のために、個人情報を取り扱う従業者に対する必要か

つ適切な監督を行うものとする。

　４　当法人は、不要になった個人情報及びその作成又は更新に用いた書類等は、焼却、粉

砕等の確実な方法によって廃棄するものとする。

 

（個人情報の第三者提供）

第６条　当法人は、次の各号のいずれかに該当する場合を除き、取得した個人情報を第三者

に提供しない。

　　一　第三者への提供については、あらかじめ会員の同意を得ている場合

　　二　利用目的の達成に必要な範囲内において外部委託した場合

　　三　法令に基づき提供を求められた場合

　　四　人の生命、身体又は財産の保護のため必要な場合であって、会員の同意を得ること

困難な場合

　　五　国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が、法令の定める事務を遂

行することに対して協力する必要がある場合であって、会員の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

 

（個人情報の管理体制）

第7条　個人情報の管理体制として、当法人は、会長を管理責任者とし、ほかに管理担当理事

を選任し、適正な管理を行うものとする。ただし、会長は、管理実務に当たる者として従業者を指名することができる。

２　前項ただし書の従業者を指名した場合には、会長は、当該従業者に対する必要かつ適

切な監督を行わなければならない。

 

（組織及び体制）

第８条　当法人は､個人情報の適正管理のため個人情報保護管理者を定め､適正に管理する。

２　総責任者は､会長とする。

３　事務取扱担当者は､事務担当理事とする。

 

（総責任者の責務）

第９条　総責任者は､情報漏えい発生時またはその可能性が疑われる場合には、速やかに理事

会に報告するとともに漏洩の拡大を阻止するように対策を講じなければならない。

 

（個人情報の保管）

第10条　紙媒体の資料は､鍵付きのキャビネットに保管する等の方法により管理する。電子デ

ータについては、アクセスするためのパスワードを設定する。

 

（苦情対応）

第11条　当法人は、個人情報の取り扱いに関する苦情について､必要な体制整備を行い、苦情

があったときは．適切かつ迅速な対応に努める。

　　２　個人情報の取り扱いに関する質問や苦情についての受付窓口は次のとおりとする。

　　　　住　　所：神奈川県藤沢市藤沢577番地　寿ビル301

　　　　　　　　　特定非営利活動法人　湘南マンション管理組合ネットワーク　

　　　　電話番号：0466－50－4661

　　　　受付時間：月曜～金曜(祝日、年末年始は除く)10時～17時

 

附則

本規程は平成30年５月１９日から実施する。

　　　　以上